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Datenschutz im Bridge Club Rheinfelden
Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten gemäß Art. 13 DSGVO (Datenschutz-Grund-Verordnung)
Zur ordnungsgemäßen Führung unseres Clubs werden personenbezogene Daten erhoben und Teile der personenbezogenen Daten veröffentlicht.
1. Verantwortlich im Sinne des Art. 13 Abs. 1 lit. a) DS-GVO ist:
Bridgeclub Rheinfelden
Christl Huber (Vorsitzende)
79540 Lörrach, Basler Straße 126
Telefon: 07621 / 162 33 66
Mail: christlhuber@t-online.de
Weitere verantwortliche Personen, die im Sinne des Datenschutzes personenbezogene Daten verwalten, sind:
Bärbel Langenbacher – Kassenwartin – Einzug der Mitgliederbeiträge Telefon 07623 / 40906 Mail: barbara.langenbacher@gmail.com
Mary Rettig – stellvertretende Vorsitzende – Mitgliederdaten, Telefon 07623 / 467 6761 Mail: marret@bluewin.ch
Hans-Peter Huber – Sportwart – Mitgliederdaten, Erstellung und Verwaltung der Homepage sowie der Club-Bridgemate-App (Voraussetzung, damit die Mitglieder Zugang zu turnierbezogenen Daten in einer mobilen User-App auf ihrem Smartphone haben). Telefon 07621 / 162 33 66 Mail: huber-hans-peter@t-online.de
2. Datenschutzbeauftragter
Der Bridgeclub Rheinfelden hat aktuell keinen eigenen Datenschutzbeauftragten. Dies ist laut DSGVO für unseren Club auch nicht notwendig.
Die Verantwortung für die Erhebung und Verwaltung der personenbezogenen Daten hat die Vorsitzende und in Vertretung der Sportwart. Der Sportwart ist erreichbar sh. 1 c). Der Sportwart gibt auch Auskunft über systemübergreifende Datenerhebung, Verwaltung und Veröffentlichungen auf unsere Homepage.
3. Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenerhebung und -Verwaltung
3.1 Zum Zweck einer ordnungsgemäßen Mitgliederverwaltung werden personenbezogene Daten erhoben. Die Erhebung und Verwaltung erfolgen primär mit dem Score-Programm „Merlin“ (Merlin ist ein vom DBV validiertes Bridge-Score-Programm
www.mausisoft.de)
In der „Mitgliederliste“ des Merlin-Programms werden folgende Daten erhoben und gespeichert:
- Anrede
- Vorname
- Name
- Adresse
- Telefon
- Mailadresse
- Geburtstag
- Eintrittsdatum
- Mitgliederstatus (Erst/Zweitmitglied)
- Funktion
- Masterpunktsammler
Die Rechtsgrundlage hierfür ist: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO
Merlin mit der aktuellen Mitgliederliste ist auf folgernden Rechnern installiert:
- dem Rechner der Vorsitzenden (als Master)
- dem Rechner des stellvertretenden Sportwarts (als Sicherheitskopie)
- auf dem Club-PC (als Arbeitskopie)
Auf allen Rechner ist ein Firewall-System und eine Antivirus-Software installiert. Die Mitgliederliste auf dem Club-PC ist Passwortgeschützt und nur der Vorsitzenden, dem Sportwart und der stellvertretenden Sportwartin zugänglich.
Konsequenzen für Personen, welche eine Mitgliedschaft beantragen und der Datenerhebung nicht zustimmen:
Da ohne diese Daten eine ordnungsgemäße Mitgliederverwaltung und Turnierteilnahme ohne zusätzlichen, unzumutbaren Aufwand nicht möglich ist, wird solchen Personen die Mitgliedschaft verwehrt. Solche Personen können jedoch als Gast an unseren Turnieren teilnehmen.
3.2 Zum Zwecke der Beitragsverwaltung werden der Kassiererin als Datenauszug der Mitgliederliste folgende Daten zur Verfügung gestellt:
- Name
- Vorname
- Adresse
- Telefon
- Mailadresse
- Erst- oder Zweitmitglied
Um den Einzug der Mitgliederbeiträge zu vereinfachen, kann jedes Mitglied am SEPA-Lastschrift-Verfahren teilnehmen. Mit dem Formular „Erteilung einer Einzugsermächtigung und eines Sepa-Lastschriftmandats“ ermächtigen die Mitglieder den Bridgeclub Rheinfelden den fälligen Betrag von ihrem Konto einzuziehen. Gleichzeitig weist die Kassiererin die Sparkasse an, die Lastschrift einzulösen.
Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO.
3.3 Clubwebseite www.bridgeclub-rheinfelden.de
Der Bridgeclub Rheinfelden betreibt eine Homepage mit der oben angegebenen Web-Adresse.
Auf der Homepage werden folgende personenbezogene Daten veröffentlicht (Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO):
- Zum Zwecke der Außendarstellung werden Fotos der Mitglieder von Veranstaltungen veröffentlicht. Die Fotos sind üblicherweise in der Dropbox des gleichnamigen Unternehmens gespeichert (Cloud Storage) und via einen Link in unserer Homepage aufrufbar.
- Zum Zwecke der Information werden Turnierergebnisse veröffentlicht. Dazu werden folgende Daten via Merlin in eine Datenbank des DBV geladen:
- Vorname
- Nachname
- Erzielter Rang des spezifischen Turniers
- Erzielte Clubpunkte des spezifischen Turniers
Die Anzeige der Turnierergebnisse erfolgt via Link auf unserer HomepageBei der Durchführung von internationalen Turnieren (z.B. Master Roy Renè), welche von unserem Club organisiert werden, werden die obigen Daten zusätzlich auf deren Homepage veröffentlicht.
Des Weiteren wird eine Jahresrangliste mit folgenden Daten veröffentlicht. (diese Daten werden aus dem Programm Merlin generiert):
- Name
- Vorname
- Rang
- Rating in %
Die Mitglieder dokumentieren ihr Einverständnis für die Veröffentlichung der oben genannten Daten auf unserer Homepage in einer Einwilligungserklärung.
Konsequenzen für Mitglieder, die ihr Einverständnis dafür nicht geben, sind:
Ihr Name wird anonymisiert, sodass auf der Homepage z.B. NN (No Name) erscheint. Für die Anonymisierung ist das entsprechende Mitglied selbst verantwortlich, in dem in Bridgemate (das von unserem Club verwendete System für das drahtloses Scoren von Bridgeturnieren siehe auch http://www.bridgemate.de) bei der Aufforderung, den Namen einzugeben „00“ eingetragen wird. Zusätzlich hat das Mitglied die Turnierleitung zu verständigen, dass sein Name nicht nachträglich zugefügt wird.
Weitere Konsequenzen sind:
- Diese Mitglieder erscheinen nicht in der Jahresrangliste
- Diese Mitglieder können keine Clubpunkte sammeln
3.4 Ebenfalls zum Zwecke der Information werden Turnierergebnisse auf der „Mobilen User Bridgemate-App“ veröffentlicht. Mit dieser App sind Turnierdaten unseres Clubs nur unseren Mitgliedern zugänglich.
Dazu werden folgende Daten via „Bridgemate“ übermittelt:
- Vorname
- Nachname
- Erzielter Rang des spezifischen Turniers
- Erzielte Clubpunkte des spezifischen Turniers
- Konsequenzen für Mitglieder, die ihr Einverständnis dafür nicht geben, sind:
- Ihr Name wird wie unter 3.3 beschrieben unter Verantwortung des betroffenen Mitgliedes anonymisiert, sodass auf der User Bridgemate App z.B. NN (No Name) erscheint
- Die Anonymisierung wiederum trifft dann auch auf die Daten, welche in unserer Homepage veröffentlicht werden zu, d.h. auch auf unserer Homepage ist der Name dieser Mitglieder anonymisiert, für diese Mitglieder wird keine Jahresrangliste, erstellt diese Mitglieder können keine Clubpunkte sammeln
3.5 Zum Zwecke der Information werden die Mailadressen der Mitglieder in einer gesonderten Mail-Liste (Outlook von Microsoft) gespeichert.
Mittels dieser Liste werden den Mitgliedern alle Bridgeclub relevanten Informationen übermittelt.
Ebenfalls mit Hilfe dieser Liste werden sogenannte Partnervermittlungen gestartet. Dazu stellt ein Mitglied einen informellen Antrag an die Vorsitzende, den Sportwart oder an die stellvertretende Sportwartin. Die Adresse der suchenden Person wird all jenen Personen, welche sich in der Mail-Liste befinden, zugesandt.
Damit dieser Service auch in Abwesenheit der Vorsitzenden geleistet werden kann, hat die stellvertretende Sportwartin eine Kopie der aktuellen Mailadressen.
3.6 Als Auszug aus den Mitgliederdaten wird für den clubinternen Gebrauch eine Geburtstagsliste für Jubilare generiert. Diese ist dem Vorstand zugänglich.
4. Berechtigte Interessen des Clubs
Es werden keine Daten z.B. als Gegenleistung für Sponsoring weitergegeben.
Grundlage dafür wäre: Erfüllung des Mitgliedsvertrags/ Satzung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO: bei Datenverarbeitungen zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins
5. Empfänger der personenbezogenen Daten
5.1 Daten, welche an den DBV weitergegeben werden, sind:
- Anrede
- Titel (fakultativ)
- Vorname
- Name
- Adresse
- Geburtsdatum
- Eintrittsdatum
Konsequenzen für Mitglieder, die ihr Einverständnis dafür nicht geben, sind:
Als Mitglied des Deutschen Bridge Verbands DBV http://www.bridge-verband.de/ verpflichten wir uns, die oben genannten Daten weiterzugeben.
Personen, welche mit der Weitergabe der Daten nicht einverstanden sind, können auch nicht Mitglied unseres Clubs werden. Sie können jedoch selbstverständlich als Gast in unserem Club spielen.
5.2 Daten an Mitglieder
Zum Zwecke von Turnierverabredungen und zur Kommunikation der Clubmitgliedern untereinander werden per Mail folgende Daten an die Mitglieder versandt:
- Name
- Vorname
- Telefon Nummer
- Mail-Adresse
Diese Daten sind ein Auszug aus der Mitgliederliste.
Der Auszug wird von der Vorsitzenden des Bridgeclubs Rheinfelden generiert. Der Auszug wird in digitaler Form der stellvertretenden Sportwartin zur Verfügung gestellt.
Konsequenzen für Mitglieder, die ihr Einverständnis dafür nicht geben, sind:
Da ohne erheblichen Aufwand (Pflegen von mehreren Mail-Adresslisten) in der Praxis nicht zuverlässig sichergestellt werden kann, dass ausgewählte Informationen nur an eine Untermenge der Clubmitglieder verschickt werden kann, wird in der Adress- Liste die Mailadresse gelöscht.
Dies bedeutet, dass solche Mitglieder via Mail keinerlei Informationen erhalten. Es sollte bedacht werden, dass die Kommunikation via Mail ein aktives Clubleben überhaupt möglich macht.
6. Drittland-Transfer
Personenbezogene Daten der Mitglieder, nämlich die unter 3.3 b) beschriebenen Daten bei internationalen Turnieren, sowie die unter 3.4 (Bridgemate-App) beschriebenen Daten, werden möglicherweise an ein Drittland übermittelt. Der Bridge Club Rheinfelden hat darauf keinen Einfluss.
7. Speicherdauer
7.1 Die für die Mitgliederverwaltung notwendigen Daten (siehe 3.1) werden spätestens im Folgejahr nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft gelöscht.
7.2 Die für die die Beitragsverwaltung notwendigen Daten (siehe 3.2) werden nach 10 Jahren gelöscht.
7.3 Die IP-Adressen, die beim Besuch der Clubwebseite gespeichert werden, werden nach Auskunft unseres Netzbetreibers 1&1 https://home.1und1.de/ 7 Tage gespeichert.
Im Falle des Widerrufs der Einwilligung werden alle betroffenen Daten unverzüglich gelöscht.
8. Betroffenenrechte
Dem Vereinsmitglied steht ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO) sowie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO) oder Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) oder ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) zu.
Das Vereinsmitglied hat das Recht, seine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Dem Vereinsmitglied steht ferner ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.
9. Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Der Bridgeclub Rheinfelden hat keine weiteren gesetzlich vorgeschriebenen Bereitstellungspflichten.
Lörrach den 28. Januar 2019
Christl Huber (1. Vorsitzende)
Als Grundlage für den Datenschutz im Bridgeclub Rheinfelden diente das Papier:
Datenschutz im Verein nach der DS-GVO Praxisratgeber 2. Auflage Stand 4. September 2018
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/wp-content/uploads/2018/05/Praxisratgeber-f%C3%BCr-Vereine.pdf
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